tbmaestro est un cabinet de conseil en gestion d’actifs physiques. La société a récemment adopté Fitnet Manager pour optimiser ses processus internes.
Nous avons rencontré Valérie Lecoeur, Responsable Administrative et Comptable, et Nina Bouaziz, Responsable Procédures et Méthodes, pour discuter de la manière dont Fitnet Manager a transformé leur quotidien.
Les défis avant Fitnet Manager : Un besoin de centralisation
Avant l’implémentation de Fitnet Manager, tbmaestro fonctionnait avec des outils disparates, comme des fichiers Excel pour la gestion des congés, des notes de frais et des projets. Cela devenait difficile à gérer à mesure que l’équipe grandissait. Valérie explique : « À partir de 30 collaborateurs, les processus manuels que nous utilisions atteignaient leurs limites. Il devenait compliqué de suivre les congés, les notes de frais ou encore les renouvellements de permis de conduire sans erreurs ni pertes d’informations. Il nous fallait un outil capable de centraliser tout cela. »
De son côté, Nina souligne également un autre enjeu majeur : « Nous avions mis en place un CRM mais nous avions besoin d’un outil pour aller plus loin dans le suivi des projets et le staffing. Nos tableaux Excel ne permettaient plus d’obtenir une visibilité claire sur les affectations des équipes et les prévisions de charge. »
La recherche d’un ERP adapté aux cabinets de conseil
Après avoir pris conscience de leurs besoins, Valérie et Nina ont entrepris la recherche d’un ERP. La spécificité de leur activité nécessitait une solution flexible et adaptée aux cabinets de conseil. C’est finalement en cherchant sur internet qu’elles découvrent Fitnet Manager, un ERP SaaS dédié à ce type de structure.
« L’un des critères clés était de trouver un outil à la fois simple d’utilisation et suffisamment puissant pour répondre à nos besoins, tant en gestion RH qu’en pilotage de projets. Fitnet Manager correspondait parfaitement à ces exigences. » se souvient Valérie.
L’implémentation progressive : Une clé de succès
L’un des aspects qui a permis une adoption réussie de Fitnet Manager chez tbmaestro est l’implémentation progressive de l’outil. Nina précise : « Nous avons commencé par déployer la gestion des congés puis les notes de frais et enfin le suivi des projets. Cette approche par étapes a permis à l’ensemble de l’équipe de s’adapter en douceur aux changements. »
Les ateliers de formation, organisés par Fitnet Manager, ont également été un facteur décisif. Valérie souligne : « Les ateliers étaient adaptés à nos besoins spécifiques. Nous avons pu poser toutes les questions et résoudre les éventuels problèmes en temps réel. Cet accompagnement nous a permis de rester autonomes dans l’utilisation de l’outil. »
Les gains en productivité et efficacité
Après presque un an d’utilisation de Fitnet Manager, tbmaestro constate des améliorations notables dans plusieurs domaines. Valérie partage son expérience du côté administratif : « Le traitement des notes de frais est bien plus rapide, tout est dématérialisé. Avant, les collaborateurs devaient ramener leurs justificatifs en papier au bureau, maintenant tout se fait en ligne. Cela a fait gagner un temps précieux, tant pour eux que pour moi, et réduit considérablement les risques d’erreurs. »
Du côté opérationnel, Nina remarque également un gain en réactivité : « Grâce à la visualisation du staffing et aux outils de suivi de projet, nous pouvons désormais ajuster rapidement nos décisions en fonction de l’évolution des projets. Nous avons une meilleure visibilité sur les charges à venir et une gestion plus fine des ressources. »
Un outil flexible et évolutif
Ce qui distingue Fitnet Manager, selon tbmaestro, c’est la flexibilité de l’outil. Valérie insiste sur cet aspect : « Fitnet Manager est un ERP qui s’adapte réellement à nos besoins. Nous pouvons modifier et personnaliser l’outil sans dépendre constamment d’un tiers. Cela nous permet de rester autonomes et de faire évoluer l’utilisation en fonction de nos projets.”
Nina ajoute : « Nous apprécions aussi la possibilité de connecter Fitnet Manager à des outils comme Power BI pour extraire et visualiser les données de manière encore plus poussée. Cela nous permet d’adapter les tableaux de bord à nos besoins spécifiques. »
Grâce à une implémentation progressive et un accompagnement personnalisé, Fitnet Manager est devenu un pilier central de la gestion quotidienne chez tbmaestro. L’outil a non seulement permis d’optimiser les processus administratifs et de fluidifier le suivi des projets mais il a également apporté une flexibilité précieuse, répondant aux besoins spécifiques du cabinet.
