De plus en plus, les entreprises décident d’abandonner leur gestion bricolée par tableurs Excel pour adopter une solution ERP. Selon Pascal Simon, cofondateur et associé cogérant du cabinet de conseil en stratégie Emerton, la clé d’une implémentation ERP réussie est de savoir trouver la solution adaptée à son coeur de métier.La transition se fait alors naturellement et en douceur, et ouvre dès lors de multiples possibilités pour une entreprise en pleine croissance. Professionnalisation, réduction des risques, uniformisation des processus : Pascal Simon revient sur le résultat de la collaboration de Emerton avec Fitnet Manager, l’ERP des cabinets de conseil.
Le besoin d’un ERP pour professionnaliser les processusEmerton est un cabinet de conseil en stratégie international, avec une clientèle de grandes entreprises européennes et internationales dans 6 secteurs d’activité : énergie, aéronautique, mobilité, TMT, industrie et biens de consommation. Son rôle est d’aider ces entreprises à élaborer leurs orientations stratégiques et à mettre en œuvre des changements qui leur permettront d’améliorer durablement leurs performances. Emerton compte 40 consultants et fonctionne comme une seule et même entreprise à l’échelle mondiale avec des bureaux à Paris, Bruxelles, Dubai, New York et Boston. En 2016, le cabinet de conseil se trouve à un tournant de son activité et doit gérer des volumes de données de plus en plus importants. Pour faire face à cette croissance, Excel ne suffit plus.
“Nous avions besoin de gérer de manière plus professionnelle les frais, les temps, les congés, mais aussi tout ce qui concerne la facturation : les factures à émettre ou à encaisser, les factures en retard… «
À la rentrée 2016, il décide de franchir le pas et de doter la société d’un ERP. Deux critères de choix sont élaborés : la capacité à s’adapter au mode de fonctionnement déjà en place du Groupe Emerton, et l’ergonomie utilisateur.
“Notre objectif était d’avoir une solution opérationnelle fin 2016”
La sélection de la solution se fait rapidement : après l’évaluation d’une dizaine de solutions, trois d’entre elles sont retenues pour une phase de démonstration. En moins d’un mois, le choix de Emerton se porte sur Fitnet Manager et le processus est enclenché.
« Ce qui nous a convaincus, c’est la souplesse de Fitnet Manager, le fait que la solution s’adapte parfaitement à notre activité ; mais aussi la compréhension : il est clair que l’équipe de Fitnet Manager comprend réellement les besoins d’un cabinet de conseil. Nous avons également apprécié la qualité du contact avec les équipes commerciales »
Conformément au souhait de Emerton, l’implémentation se fait rapidement. Pascal Simon et leur responsable administrative sont formés à l’ensemble des modules de la solution, en tant qu’administrateurs. En parallèle, tous les consultants sont formés au module Activité pour être capable de saisir leurs temps, frais et congés. Enfin, les collaborateurs ayant un rôle commercial sont formés au module Affaires pour pouvoir démarrer un projet, y affecter des ressources et assurer son suivi. Fin 2016, les formations sont terminées et la solution est opérationnelle. Une autonomie d’utilisationGrâce à l’intuitivité de la plateforme, Emerton est rapidement autonome sur l’outil. Les premiers mois, la société sollicite le support de Fitnet Manager pour des questions de configuration, car les possibilités sont multiples. Toutefois, la possibilité de tout configurer est une force de Fitnet Manager :
“On peut facilement désactiver les paramètres qui ne nous intéressent pas. Cela nous permet de personnaliser la plateforme et de l’adapter au plus près à nos besoins”« Le support est rapide et nous fait des retours pertinents. Lorsque nous soulevons un problème, l’équipe est à l’écoute et l’intègre dans un développement ultérieur. »
Aujourd’hui, les collaborateurs maîtrisent tous la partie saisie d’informations (frais, temps, congés). Pour la partie analyses, qui implique de savoir trouver le bon rapport et de l’interpréter, il faudra un peu plus de temps. La prochaine étape pour faciliter l’utilisation de la solution est de mettre en place une « notice Emerton », un guide d’usage de Fitnet Manager adapté aux processus propres à Emerton.
“Ce que nous appelons Chef de Projet peut être différent de la définition qu’en a Fitnet Manager par défaut. Ces nuances peuvent être expliquées à l’oral, lorsque nous formons nos collaborateurs sur l’outil. Mais sans explication, il peut être difficile de s’y retrouver dans le cas de questions ultérieures”
L’idéal serait d’éditer des guides par étapes de chaque module afin d’uniformiser les process. Si Pascal Simon regrette qu’un tel guide d’usage ne soit pas encore proposé dans le centre d’aide Fitnet Manager, il reconnaît que c’est un travail que seul le cabinet peut réaliser
Une implémentation ERP réussiePour Pascal Simon, la collaboration avec Fitnet Manager est indéniablement une collaboration réussie. L’implémentation d’un ERP a apporté à Emerton davantage de professionnalisme dans la gestion des activités et des affaires, une meilleure lisibilité et une facilité d’accès aux informations. Mis à part pour quelques aspects de la facturation des fournisseurs, Emerton a complètement abandonné Excel.
“ En interne, Fitnet Manager nous a permi de gagner du temps et de la rigueur, en limitant le risque d’erreurs. Nous avons confiance dans la qualité de la collaboration, nous savons que nous sommes écoutés.”
Ils sont aujourd’hui dans une logique de recommandation de l’outil, comme en témoigne leur présentation de Fitnet Manager auprès de leur Commissaire aux Comptes, qui a immédiatement été séduit par sa capacité à sécuriser les process et sa facilité d’utilisation. La prochaine étape ? Étendre Fitnet Manager aux bureaux de Emerton à l’international, notamment pour la facturation
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