Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises hésitent à franchir le pas et à adopter un logiciel ERP pour automatiser leurs processus. La peur du changement, de ne pas savoir gérer l’outil, ou de perdre en efficacité paralyse les sociétés qui restent attachées à leurs tableaux Excels et notes de frais imprimées.L’expérience de Synapsys, qui a su booster sa croissance depuis l’adoption de Fitnet Manager, ERP conçu pour les cabinets de conseils, ESN et entreprises de services, démontre que ces peurs sont sans fondement. Karine Ferment, Directrice administrative et financière au sein du groupe Synapsys, revient sur le succès de l’implémentation de Fitnet Manager au sein du groupe.
Automatiser la gestion des activités pour faire face à la croissance Créée en 2012, Synapsys a connu une croissance accélérée en quelques années seulement. D’une petite start-up de 12 collaborateurs, la société est devenu un Groupe d’une centaine de personnes, séparé en quatre entités indépendantes : la maison-mère Synapsys SAS, la branche opérationnelle Synapsys IT, le cabinet de conseil interne Synapsys Conseil, et Youand. Au début, comme toutes les entreprises à cette époque, Synapsys gérait ses activités et projets par publipostage et tableurs Excel. « Très vite nous nous sommes rendus compte que ce n’était plus possible. La société grandissant, nous avions besoin de nous automatiser »La nécessité d’un ERP s’est alors imposée. Karine Ferment avait une vision claire de ce qu’elle souhaitait : une solution qui réponde aux besoins des ESN, tout en restant dans un budget raisonnable. « Très vite nous nous sommes rendus compte que ce n’était plus possible. La société grandissant, nous avions besoin de nous automatiser » « Nous ne voulions pas partir sur un gros ERP traditionnel ou des usines à gaz ! »Rapidement, en quelques recherches sur Internet, elle tombe sur Fitnet Manager. Il ne lui faut pas beaucoup de temps pour se décider pour cette solution : début 2014, le processus est lancé. « Nous avons été séduit par le mode SaaS qui offre la possibilité de travailler à distance et de faire participer tout le monde, mais c’est le fait que Fitnet Manager soit vraiment adapté aux ESN qui a vraiment été le facteur décisif. Il faut se replacer 4 ans en arrière : ce n’était pas si courant…! »
La phase d’implémentation de Fitnet Manager : efficacité et interactivitéLe lancement de Fitnet Manager s’est fait en deux temps. Les premiers mois, c’est Karine Ferment qui a pris en main l’outil. Après une séance de présentation de la part des équipes de Fitnet Manager, qui la conforte dans son choix, le contrat est signé. Karine Ferment commence alors à travailler sur l’outil pour se familiariser avec toutes ses fonctionnalités. La phase de mise en place sera très rapide : quelques séances de formations sont organisées, mais Karine Ferment a déjà compris comment fonctionne la plateforme, intuitive et parfaitement adaptée aux processus dont elle avait l’habitude. Ces séances de formation, que Karine Ferment qualifie d’« interactives », sont avant tout un prétexte pour répondre à ses questions ciblées et pour l’accompagner sur la prise en main des fonctionnalités qu’elle souhaite approfondir. Après cette phase de formation personnalisée et constructive, Synapsys est prêt à intégrer Fitnet Manager dans son quotidien. Dès le mois de septembre 2014, Karine Ferment commence à former quelques collaborateurs, et fait rédiger un tutoriel d’utilisation de la solution ERP. L’esprit informatique qui règne chez Synapsys aide à la prise en main de l’outil qui se fait sans difficultés. Dès janvier 2015, tous les collaborateurs utilisent la plateforme pour renseigner leur feuille de temps, leurs notes de frais et congés. « C’est notre outil principal de gestion. Tous les matins, avec la messagerie, on ouvre Fitnet ! »
Bilan d’un déploiement ERP réussi Aujourd’hui, Fitnet Manager s’est intégré à la vie de l’entreprise. Les collaborateurs sont autonomes et le processus est rodé. « Pour toute la partie gestion ERP, nous n’utilisons plus du tout Excel ! », ajoute Karine Ferment, qui reconnaît aussi ne plus beaucoup solliciter l’équipe de support. Lorsqu’elle a besoin de renseignements, cependant, les réponses sont très rapides et les explications très claires, ce qui lui permet d’obtenir rapidement la réponse à sa question. Si Karine Ferment souligne quelques petites imperfections en attente de traitement – une prochaine mise à jour qu’elle attend avec impatience, l’implémentation de l’ERP a été une vraie réussite pour Synapsys. Ce que le Groupe apprécie particulièrement chez Fitnet Manager, c’est le gain de temps considérable lié à l’automatisation de tous les processus, ainsi que l’aspect collaboratif de l’outil. « L’administratif est la bête noire des ingénieurs, Fitnet Manager permet de faciliter la gestion de leur quotidien ! »
“Le fait que Fitnet Manager soit adapté aux ESN a facilité la prise en main de l’outil et sa rapidité d’implémentation. Alors que l’utilisation d’un ERP peut s’avérer compliquée et fastidieuse, chez Synapsys, c’est devenu intuitif et naturel. Fitnet Manager a vraiment accompagné notre croissance et l’accompagne toujours »
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