Votre entreprise a-t-elle besoin de workflows de validation ?

Le workflow s’impose comme un élément évident dans les process de l’entreprise. Pourquoi ? Tout simplement parce c’est le moyen idéal pour automatiser les tâches récurrentes, gagner en efficacité et se concentrer sur son cœur de métier ! Établir un workflow revient à modéliser des processus métier en décomposant les flux de validation en étapes précises et en y associant des acteurs et des échéances. Pour être performantes, les entreprises ont besoin d’organiser leurs flux de gestion, notamment les processus de validation, qui sont très souvent longs, fastidieux et chronophages.

Mais attention, mettre en place un workflow n’est pas toujours aussi simple que sur le papier ! En réalité, de nombreux facteurs entrent en jeu : trouver le bon outil, choisir les bons “valideurs”, identifier les bonnes étapes intermédiaires – ni trop rigides ni trop légères -, gérer les exceptions etc. Il existe des principes de base à respecter, dont le 1er pourrait être : trop de workflows tuent le workflow ! Voici les meilleures recommandations pour mettre en place les workflows les plus efficaces possibles… car quoi de pire qu’un workflow contre-productif ?

Identifier les workflows nécessaires et éliminer les workflows superflus

Toutes les entreprises ont à gérer un nombre très important de données diverses, qui ne sont pas stockées dans un tableur ou une base de données : c’est ce qu’on appelle les contenus non structuré. On distingue les contenus non structurés textuels, comme les emails, les documents Word, les messageries instantanées, etc. ; et les contenus non structurés non textuels, comme les images, les documents scannés, ou les fichiers vidéo et audio. Aujourd’hui, les contenus non structurés atteignent un tel volume qu’il devient primordial de les classer et de les organiser. C’est ici qu’intervient le workflow : c’est un instrument majeur dans la gestion de ces contenus non structurés. La gestion de workflow est en effet reconnue comme l’un des piliers de la stratégie de contenu de l’entreprise, l’Enterprise Content Management (ECM), car elle contribue à faciliter la circulation des données dans l’entreprise et leur accès par les collaborateurs.

Toutes les entreprises ont donc, en théorie, besoin de workflows, car toutes les entreprises doivent gérer du contenu non structuré. Toutefois, en pratique, on trouve des situations dans lesquelles le workflow s’avère largement plus indispensable que dans d’autres cas.

Dans quelles situations les workflows sont-ils indispensables ?

Tout d’abord, gardons en tête qu’il existe plusieurs types de workflows en fonction des processus à automatiser. Par exemple, il est tout à fait classique de mettre en place des workflows de validation pour les objets suivants :

• Congés des collaborateurs
• Feuilles de temps
• Notes de frais
• Formations des collaborateurs
• Achats
• Tickets restaurant

Mettre en place des flux de validation pour ces différents objets revient à définir un certain nombre d’étapes, mais aussi, pour chacune de ces étapes, des groupes de valideurs : responsable d’équipe ou de Business Unit, chef de projet, responsable administratif ou encore responsable RH.

Bien entendu, plus la société possède un grand nombre de collaborateurs et plusieurs niveaux de hiérarchie, plus la mise en place de workflows devient indispensable pour sécuriser le processus de validation mais aussi pour l’accélérer. De même, pour certains services (RH, comptabilité, achats…), mettre en place des workflows est une réel nécessité, ne serait-ce que pour garder une trace et un suivi des flux d’information.

Toutefois, même si la tentation est grande, attention à ne pas mettre des workflows partout car le risque est majeur : les processus peuvent rapidement s’enrayer, ralentir voire être complètement bloqués par un workflow inapproprié ! Si votre entreprise n’a que très peu de collaborateurs, qui peuvent se voir et se parler en direct, il faudra se demander qu’elle est la valeur ajoutée d’un workflow ? Si une seule personne est nécessaire pour valider le processus entier, le workflow ne fera que ralentir le flux en créant des étapes  là où il n’y en a pas. Imaginez par exemple que vous ayez besoin de faire valider un contrat en urgence : plutôt que de créer un workflow pour ce contrat unique, la validation sera sans nul doute plus rapide si vous demandez directement son accord à votre responsable !

Comment le workflow impacte vos performances

Mettre en place des workflows peut considérablement impacter les performances de l’entreprise. Des workflows correctement mis en place jouent un rôle décisif à plusieurs niveaux :

• Suivi de l’activité : modéliser les processus métiers vous permettra de mieux visualiser l’avancement de vos activités. Prenons l’exemple des achats : le workflow vous permettra de suivre l’achat durant tout son traitement, de l’appel d’offre au paiement. Le workflow pourra comporter des étapes comme la demande d’achat, la signature du contrat d’achat, la gestion des commandes ou des échéances, la réception de l’achat, et la facturation de l’achat. Le workflow permet alors une meilleure traçabilité de l’activité et un contrôle de qualité plus précis.
• Automatisation des tâches administratives répétitive : les workflows permettent d’automatiser les échanges entre les collaborateurs et les différents services, c’est-à-dire de les faire intervenir toujours dans le même ordre. Ainsi, les collaborateurs sauront exactement quand ils ont besoin d’intervenir dans le processus, et ce qu’ils doivent faire. Une fois le processus encadré, les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur métier sans interruption inopinée.
• Diminution du risque d’erreur : avec l’automatisation des processus, le risque d’erreur humaine (envoi du mauvais document, oubli, demande envoyée à la mauvaise personne, etc.) est considérablement réduit voire dans le meilleur des cas totalement éliminé !
• Gain de temps: tout le temps, précieux, consacré à la collecte des informations et à leur traitement est rationalisé.
• Centralisation de l’information : avec les workflows, toutes les informations sont regroupées en un seul endroit via un seul flux d’information. L’accès est beaucoup plus simple pour l’ensemble des collaborateurs. Il en découle une meilleure communication au sein de l’entreprise !

BPM et workflows

Parce qu’il contribue à améliorer les performances de l’entreprise, le workflow est au cœur du Business Process Management (BPM) ou Gestion des processus métier. Cette méthodologie qui consiste à automatiser les processus de l’entreprise est une approche gagnante pour rester compétitif et réactif. Selon le BPM, le workflow se définit par plusieurs règles automatiques :

• Des règles de routage : par exemple le déclenchement du workflow dès qu’un collaborateur soumet une feuille de temps à validation ;
• Des règles de validation : par exemple l’impossibilité de valider avant d’atteindre un certain statut ;
• Des règles avancées : par exemple l’envoi d’une alerte lorsque le délai de validation va être dépassé.

Mettre en place un bon workflow en 4 étapes

Un bon workflow doit être précis et complet. Avant de mettre en place quoi que ce soit, il est indispensable de se poser les questions suivantes :

• Sur quoi porte le workflow ?
• Qui est concerné ?
• Comment le process doit-il se dérouler ?
• Quels sont les délais associés ?

Voici comment mettre en place un workflow efficace au sein de votre entreprise en 4 étapes :

1. Définir l’objet du workflow

La première étape consiste à définir l’objet sur lequel portera le workflow (note de frais, feuille de temps, demande de congés, facturation, etc.). Pour choisir un objet pertinent, prenez le temps d’identifier et de classer les processus qui vous prennent le plus de temps et d’énergie et que vous gagneriez à automatiser. Décryptez ensuite le processus de validation associé à cet objet.

2. Décomposer le processus en étapes

Le workflow est une succession d’étapes, qui s’enchaînent dans un ordre préalablement défini, à partir de l’élément déclencheur (demande de congés, soumission d’une note de frais, etc.) et jusqu’à l’évènement de clôture du workflow (signature d’un contrat, facturation, etc.).

Il est crucial de bien décomposer ce processus pour que le workflow soit le plus efficace possible. Pour cela, visualisez bien l’enchaînement des différentes étapes et évitez d’ajouter d’étapes inutiles pour éviter d’alourdir le workflow. En effet, si les étapes intermédiaires sont parfois nécessaires, elles s’avèrent surtout très souvent superflues. Demandez-vous quelle est la valeur ajoutée d’une étape intermédiaire comme par exemple “validation par le responsable d’équipe” ?

3. Définir des groupes de valideurs

Une fois que vous avez construit le processus, attribuez des groupes de valideurs (ou un valideur) à chaque étape. L’étape se terminera seulement lorsque la personne désignée l’aura validée.

4. Définir des règles

Pour créer des workflows avancés, vous pouvez également ajouter des règles, comme par exemple l’impossibilité de valider avant d’arriver à une certaine étape.

Une fois le workflow mis en place, vous devrez nécessairement le mettre à l’épreuve avec un processus test. De cette manière, vous pourrez vous assurer qu’il fonctionne et qu’il ne comporte pas d’incohérences ! Vous pourrez alors le réajuster en fonction.

5 outils de BPM pour automatiser vos processus

Maintenant que vous savez comment mettre en place un workflow efficace, pourquoi ne pas le mettre en pratique ? Voici la liste des 5 outils de BPM les plus réputés qui pourront constituer un bon point de départ pour automatiser vos processus de validation :

• Zoho Creator, l’outil le plus flexible : la plateforme Zoho Creator, disponible en ligne, permet de créer des applications personnalisées, sans codage ou connaissances techniques requises. Vous pourrez notamment créer et planifier des flux de travail et des règles métier très poussés. Zoho Creator a l’avantage d’être très low cost : les abonnements débutent à partir de 10 € / collaborateur / mois.
• Engage Process Modeler, l’outil le plus complet : Engage Process Modeler met à votre disposition un éditeur visuel pour créer toutes sortes de processus personnalisés, aussi complexes soient-ils. Le plus de cet outil est son ergonomie : les étapes sont modélisées par des icônes graphiques et tout se fait en drag-and-drop. Cependant, il n’est disponible qu’en anglais et néerlandais actuellement, et il coûte plutôt cher : à partir de 64€/mois.
• Metatask, l’outil idéal pour les workflows de validation internes : Metatask propose des templates et des codes couleurs pour faciliter la mise en place et le suivi des workflows ; et il favorise la collaboration en vous permettant de voir la progression des processus de vos collaborateurs. Le tarif est à partir de 5 $ / collaborateur / mois. Il n’est également disponible qu’en anglais.
• Tonkean, le meilleur outil pour les PME : Tonkean est conçu pour les petites entreprises, et il permet d’automatiser les tous types de processus métiers, en intégration avec d’autres outils (Slack, Google, Zendesk, Salesforce…). Il est également disponible en anglais seulement.
• Process Street, l’outil préconfiguré : Process Street vous fournit des processus standards que vous n’avez qu’à compléter. Il est donc extrêmement facile à utiliser et vous fera gagner du temps! Il est disponible à partir de 12,50 $ / collaborateur / mois.

Mettre en place un workflow peut paraître simple, mais demande, en pratique, d’y consacrer du temps pour assurer son efficacité. Pas d’inquiétude : tout ce temps sera largement récupéré grâce à la fluidité et la fiabilité de vos flux de validation !