Projet ERP : en SaaS ou installé, l’éternelle question

Si vous envisagez d’implémenter un système ERP pour votre entreprise, vous avez de grandes chances de vous retrouver noyé sous les choix. Lorsque vous considérez les options possibles, la plus grosse décision reste celle du choix entre une solution ERP basée localement et une solution basée en Cloud.

La différence fondamentale est simple : Une solution ERP sur site est installée localement sur les serveurs de votre entreprise puis gérée par votre personnel informatique. Tout ERP basé en Cloud et distribué en SaaS (Software-as-a-Service) est fourni en tant que service. Avec ce type de déploiement, la solution ERP et ses données associées sont gérées de manière centralisées par le fournisseur de l’ERP et sont accessibles par les utilisateurs via un navigateur Web.

Ce qui peut ne pas être si clair à première vue est que le type de déploiement ERP que vous choisissez peut avoir un impact significatif sur votre entreprise. Voici quelques facteurs clés que vous devez prendre en considération lors du choix entre un ERP sur site ou un ERP distribué en SaaS.

Comparer les coûts d’acquisition

Les ERP sur site nécessitent généralement des investissements importants et continus pour l’achat de licences, la gestion du logiciel ainsi que pour le matériel connexe : les serveurs et les installations nécessaires pour l’exécuter. Si votre entreprise ne dispose pas du personnel informatique expérimenté vous devrez probablement devoir investir dans des ressources supplémentaires et dans leur formation. Plus important encore, les ERP sur site nécessitent que votre équipe informatique accorde une part importante de son temps et de son budget à garantir que le système soit continuellement opérationnel. Pour une mise à jour de l’ERP, l’équipe technique devra déployer la nouvelle version sur les postes des différents utilisateurs et ré-implémenter les diverses personnalisations et intégrations précédemment installées.

Pour un ERP Cloud distribué en SaaS, les coûts initiaux sont généralement beaucoup plus faibles : le logiciel est “prêt à l’emploi” et immédiatement disponible, il suffit d’y accéder via un simple navigateur Web. Il revient à l’éditeur de l’ERP SaaS de maintenir l’ensemble de l’infrastructure informatique pour vous, d’assurer la sécurité des données et de déployer les améliorations sans régression. La distribution SaaS décharge vos équipes, qui peuvent ainsi se concentrer sur leur coeur de métier. En terme d’offre commerciale, les solutions ERP distribuées en SaaS s’ajuste au maximum à la taille de l’entreprise en se basant sur un modèle d’abonnement au nombre de collaborateurs. Ce qui d’accompagner la croissance de la société tout en anticipant les coûts.

Au fil du temps, les économies s’accumulent. Lorsque l’on compare les coût totaux engendrés par l’implémentation d’une solution ERP sur site par rapport à un système ERP distribué en SaaS, une étude du cabinet Hurwitz & Associates revèle qu’un ERP en SaaS peut coûter jusqu’à 50% moins cher qu’un ERP sur site pour une entreprise de 100 employés sur une période de quatre ans. (Hurwitz & Associates)

Quid des mises à jour du système et améliorations

Déployer la mise à jour d’un ERP installé sur site revient à effectuer une nouvelle implémentation de l’outil dans sa nouvelle version : si votre fournisseur publie régulièrement des mises à jour, vos personnalisations précédemment mises en œuvre seront effacées à chaque upgrade et votre équipe informatique devra recommencer le travail de configuration et de personnalisation sur chaque poste. C’est la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises évitent tout simplement la mise à niveau de leur ERP sur site et se contentent de piloter leur activité avec une technologie dépassée.

Les solutions ERP distribuées en SaaS sont continuellement mises à jour par le prestataire : tout utilisateur est sû d’utiliser la dernière version. Les mises à jour s’effectuent automatiquement et de manière “transparente” : en gardant les personnalisations précédentes – et sans investissement supplémentaire.

Sécurité et accessibilité des données

Une solution ERP dans le Cloud fournit des données accessibles en temps réel, à tout moment et depuis n’importe quel périphérique. Vos collaborateurs peuvent accéder aux informations depuis leurs ordinateurs portables, leurs smartphones ou tablettes, en voyage ou en télétravail.

L’accessibilité des données est un atout majeur de l’ERP en SaaS, et contrairement aux idées reçues c’est un mode de distribution qui permet également une meilleure sécurité des données. En effet, faisant partie de leurs compétences de base, les fournisseurs d’ERP distribués en SaaS font de la sécurisation des données une priorité. Ils mettent en oeuvre tous leurs moyens pour garantir un niveau de sécurité maximum en utilisant les toutes dernières technologies disponibles. Ils travaillent en partenariat avec des hebergeurs profressionnels qui assurent aussi de leur côté le maximum en terme de sécurisation des serveurs : Firewall à jour, protocole SSL et HTTPS qui sécurise et crypte les données.

Phase de déploiement : plus rapide ou plus lente ?

Le déploiement d’une solution ERP, qu’elle soit en locale ou en SaaS, reste un projet qui demande nécessairement d’y consacrer du temps, de l’énergie et des ressources.

Les solutions ERP en SaaS se veulent “prêtes à l’emploi” : pas d’infrastructure à installer, pas de ressource informatique dédiée, peu de travail de configuration. Mais l’intérêt d’opter pour un outil en ligne, est en particulier notable pour les sociétés présentes sur plusieurs sites : le déploiement se faisant en temps réel à distance, le multi-site n’est plus un frein. Là ou l’implémentation en locale demande de démultiplier les interventions et fait qu’il y a finalement autant de démarrages que de filiales.

Dans les faits il ressort que le déploiement d’un ERP distribué en SaaS prend, en fonction de la taille de l’entreprise et du temps consacré à l’apprivoisement de la solution, entre 3 semaines et 2 mois, contre les 12 mois que requiert généralement la mise en œuvre d’une solution ERP sur site..

Chaque entreprise est unique, il est primordial de bien prendre le temps d’examiner comment les différentes options de déploiement ERP auront une incidence sur votre entreprise et sur vos activités.

 Pour en savoir plus sur le déploiement d’une solution ERP distribuée en mode SaaS, contactez nous.

Sources :

The TCO of Cloud Computing in the SMB and Mid–Market Enterprises; A total cost of ownership comparison of cloud and on–premise business applications. Hurwitz & Associates.