Abonnement SaaS : Pourquoi et Comment nous sommes passés à la signature électronique pour nos contrats !

Le processus de signature est quasiment toujours le même : création et rédaction du document, puis (longue) attente jusqu’à la signature. Pour les parties cela suppose plusieurs actions manuelles assez fastidieuses : le contrat est envoyé par email (voire dans le pire des cas par courrier), il doit être imprimé, signé, paraphé, scanné puis renvoyé à l’interlocuteur pour être définitivement validé…quand tout se passe bien ! Car c’est aussi très souvent une longue étape de discussion, de commentaires, d’allers-retours entre les parties autour des différentes clauses. 

Tout un schéma auquel on s’habitue au fil des années. Et pourtant au final – sauf négociation exceptionnelle – c’est toujours le même contrat qui est signé : le contrat standard d’abonnement standard à Fitnet Manager.

En parallèle, un fait banal mais révélateur est venu nous interpeller : nous “signons” très régulièrement des conditions d’utilisation via une simple checkbox “j’accepte la politique […]” sans même en lire le contenu ! Si Fitnet Manager est une solution ERP SaaS, avec un abonnement standardisé et des conditions d’utilisation mutualisées : pourquoi ne serions-nous pas en mesure de simplifier, nous aussi, notre process ?

En 2019, après 10 ans de “contrats papiers”, Fitnet Manager a donc opté pour la signature électronique : une solution digitale qui simplifie les procédures en permettant aux parties concernées de donner leur accord en quelques clics.

Après 6 mois d’utilisation on fait le bilan, sur notre choix d’outil et les résultats que nous avons observés. Soyons clair tout de suite : commercialement c’est un vrai plus et cette nouvelle gestion administrative des contrats nous a permis de gagner un temps fou !

3 outils de signature électronique à l’épreuve

Le choix de l’outil de signature électronique est un projet que l’équipe commerciale s’est approprié, un peu naturellement : ils seront les premiers utilisateurs de la solution au quotidien.

Après un tour d’horizon des logiciels de signature électronique le constat est le suivant : il existe plusieurs dizaines d’outils sur le marché ! Tester tous les outils n’est pas réaliste, il a donc fallu faire un choix : l’équipe s’est concentré sur 3 solutions leader.

Pendant 1 mois la sales team a testé :

• DocuSign le leader américain : créé en 2003 à San Francisco. La filiale française est le produit de la fusion entre OpenTrust, spécialisé dans la sécurité numérique et DocuSign qui l’a racheté. Son siège social est en Ile-de-France.
• Le leader espagnol : créée en 2013 à Barcelone, la solution offre une période d’essai gratuite de 7 jours. Sa dernière levée de fond date de 2019, ce qui prouve qu’elle a sa place sur le marché…mais aussi qu’elle a besoin d’aide au niveau financier.
• Le leader français : Créée en 2014, c’est une solution encore jeune mais avec déjà plus de 1500 clients. C’est la référence des logiciels de signature électronique made in France. Sa période d’essai gratuite est de 14 jours.

Nous avons testé toutes les fonctions d’envoi et de réception de contrats ou de tout autre document nécessitant une signature. Nous avons aussi mis à l’épreuve le service client des 3 outils : nous souhaitions être certains de la réactivité et de la qualité de l’accompagnement.

C’est avec DocuSign que nous nous sommes lancés dans l’aventure de la signature électronique.

Pourquoi Fitnet Manager a choisi le leader parmi les leaders ?

Hébergement des données : DocuSign détient son propre espace de stockage en Ile de France avec 2 back-up à Amsterdam et Francfort. Les deux autres solutions passent par Amazon web service.

Pérennité : Les concurrents testés sont des entreprises encore assez jeunes, avec moins de 5 années de présence sur le marché. DocuSign est une solution largement installée, créée en 2003 et qui détient aujourd’hui 40% du marché. Les 2 autres outils présélectionnés sont encore en pleine phase de levées de fond…DocuSign n’en a plus “besoin” depuis quelques années. C’est un facteur “rassurant” qui a pesé dans la balance.

Tarif : Les concurrents shortlistés proposent des abonnements indexés sur le nombre d’utilisateurs. Pour un budget équivalent, Docusign propose un nombre d’utilisateurs illimité : nul besoin de contacter le service client pour mettre à jour notre formule lorsque notre équipe grandit. Payer au nombre “d’enveloppes” envoyées plutôt qu’au nombre d’utilisateurs nous a semblé plus adapté comme modèle commercial.

Interface : La première prise en main chez DocuSign a été la plus intuitive, unanimement ! Nous avons rapidement pu utiliser l’outil car l’interface est simple et bien pensée. C’est un outil qui a vocation à être utilisé tous les jours, donc l’ergonomie est primordiale. 

Plus fonctionnel : DocuSign propose des modèles de contrat. Les modèles permettent de gagner du temps dans le processus d’envoi…surtout lorsqu’on envoie souvent les mêmes documents. Les modèles de document sont modifiables de manière simple. On peut gérer un nombre illimité de modèles.

Qualité du service client : dernier point important, nous avons eu affaire à un service clientèle (très) réactif, 7 jours sur 7, via email et téléphone. Il est important de noter que le service client est assuré en français en semaine et en anglais le week-end.

L’outil Docusign en bref

Il s’agit d’une solution 100% en ligne qui permet de garantir l’intégrité d’un document au moyen d’une signature dite électronique ou numérique.

Le procédé implique :

• l’authentification des signataires
• le mécanisme de hachage (ou cryptographie) qui permet la non-répudiation et protège le document de modifications ultérieures.

Multiplateforme, l’outil fonctionne depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone ou via application mobile. C’est une solution simple qui prend en charge tous types de fichiers et de documents tel que la suite microsoft ou les pdf. Pour en savoir plus : https://support.docusign.com/fr/guides/ndse-user-guide-supported-file-formats

DocuSign utilise des balises standards qui permettent de récupérer rapidement les signatures, les paraphes, noms du signataire et de l’entreprise en toute sécurité, ainsi que tout autre informations annexes (numéro de téléphone, commentaire supplémentaire, devises et postes etc.).

Si parmi les 50 millions d’utilisateurs revendiqués, des sociétés comme LinkedIn ou Microsoft font confiance à DocuSign, on peut légitimement considérer qu’il s’agit d’un logiciel sérieux et qui n’a plus à faire ses preuves !

5 avantages de la signature électronique au quotidien

Les contrats sont signés rapidement et à moindre coût

La gestion papier des documents à signer est fastidieuse. C’est du temps perdu que l’on aimerait allouer à d’autres projets. Avec la signature numérique l’utilisateur peut signer un document en quelques secondes, depuis son ordinateur ou son smartphone. Plus besoin de passer par l’imprimante et le scanner ! Le gain de temps est réel, de notre côté comme du côté de nos clients.

Instaurer un climat de confiance autour des contrats d’abonnement

Docusign est perçu comme un “tiers de confiance”, garant du sérieux des parties. C’est à dire que la digitalisation, à travers un outil dédié, “désacralise” l’étape cruciale de signature du contrat en “banalisant” l’acte. C’est donc un véritable levier d’accélération des transactions !

Une aide précieuse pour le suivi commercial des dossiers

L’outil permet de suivre en temps réel l’état du document envoyé : si le destinataire à ouvert de document, mais aussi son temps de lecture et s’il y a eu un clic. Des indicateurs importants pour l’équipe commerciale ! Pour aller encore plus loin il est également possible de programmer des relances automatiques et de mettre des dates d’expiration : des options très intéressantes pour la sales team.
En un clic l’équipe est capable de retrouver les contrats en attente de signature : ils sont stockés dans l’outil et faciles à récupérer.

La fin du stockage papier pour une meilleure organisation

Lorsque les documents sont imprimés et entassés dans des classeurs, au fond d’un placard, il est facile de s’y perdre…voire de se retrouver avec un document clé manquant et mettant en porte-à-faux l’entreprise.
Un souci d’organisation résolu avec la numérisation des contrats signés dans l’outil : tout est stocké en ligne automatiquement. Retrouver un document prend seulement 2 clics !
La conservation des documents se fait sur un temps illimité pendant toute la durée de l’abonnement. Les documents sont conservés jusqu’à 5 ans après l’arrêt du contrat avec la solution de signature électronique. Ce qui laisse largement le temps de récupérer et/ou transférer l’ensemble des documents en toute sécurité.

Intégrité et sécurité

En passant par DocuSign, nous mettons en place un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Il est donc impossible pour le destinataire et l’émetteur du document de nier la réception.

Pour résumer, un document est préparé en quelques clics, envoyé et réceptionné signé. Le tout bien organisé, dans un tableau de bord intuitif.

Outil de signature électronique et respect des lois en vigueur

Depuis janvier 2016, les sociétés de signature électroniques sont soumises à l’ElDAS ( Electronic IDentification Authentication and trust Services ). C’est un règlement qui homogénéise les normes concernant les signatures électroniques au niveau européen.

Selon ce règlement, une signature électronique a une valeur légale si les 5 critères suivants sont réunis :

• Pour permettre d’authentifier l’auteur de la signature l’outil doit utiliser un certificat électronique
• L’outil doit posséder un certificat de conformité concernant le procédé de signature
• La signature est irrévocable, c’est-à-dire qu’elle ne peut être contestée
• Après signature du document, tout modification doit être impossible
• L’outil de signature numérique doit stocker les documents dans un coffre-fort électronique pour un minimum de 10 années

La promesse de Docusign est de s’adapter aux juridictions des 188 pays dans lesquels ils sont présents. En France, avec un siège social en Ile-de-France, la société doit suivre les législations européenne et française sur le sujet. Bien évidemment, DocuSign est certifié ElDAS, les 5 critères sont réputés remplis et la signature est légale.

Conclusion : notre parcours de signature de contrat a été rendu fluide et simple, à travers un outil fiable et facile d’utilisation. Notre seul regret ? Ne pas l’avoir fait plus tôt !

Vous souhaitez tester d’autres outils ? Voici une liste complète des principaux outils de signature électronique.